Nedan hittar du en instruktion hur EVO Booker ska användas. Vi har försökt att göra det så enkelt som möjligt. Om du fortfarande har frågor ring är det bara att kontakta oss på 08-124 102 26 eller mail info@evenses.se
1) Vad är EVObooker?
EVObooker är ett bokningssystem som utvecklats av Evenses Entertainment. Programmet används för underlätta kommunikationen mellan de tre parterna Evenses, Evenses leverantörer och Evenses kunder.
System är utvecklat av ett team av utvecklare som anpassat programmet efter Evenses önskningar och krav. Det ultimata målet med programmet är att skapa den bästa användarupplevelsen för både kunder och leverantörer.
2) Hur loggar jag in?
När vi skicka över en bokningsförfrågan kommer du att få ett e-mail med en knapp där det står "Mina bokningar". Om du klickar på den knappen loggas du in omedelbart.
Vill du skapa en egen inloggning:
- Du måste först komma in i systemet via knappen från ditt mail.
- Tryck först på ditt namn i högra hörnet och välj "account".
- Vid 'CHANGE YOUR PASSWORD' anger du ett lösenord som du vill ha i 'New password'.
- Tryck på den blå knappen längst ner på 'Submit'.
- Från och med nu kan du också logga in via: evobooker.com/dashboard Använd din e-postadress och ditt nya lösenord för att logga in där.
3) Var ser jag mina bokningar?
I menyn kan du klicka på följande (loggar du in via mobilen hittar du huvudmenyn längst upp till vänster på din skärm)
* Bookings: För en lista över dina bokningar. Här kan du ange olika filter som exempelvis: bokningförfrågningar, bokningar, avbokningar och mycket mer. Klicka på en bokning för all tillgänglig information.
* Agenda: Här ser du en kalendervy över dina bokningar.
Här kan du se bokningförfrågningar, bokningar och avbokningar i din personliga agenda. Du kan också ange när du inte är tillgänglig via "Add an agenda item" och skriva ”Upptagen” eller likande. Agnendan kan ställas in på månad, vecka och dag. Du kan navigera dig genom kalendern med hjälp av pilarna. För mer detaljerad information, se den detaljerade förklaringen av bokningarna och agendan nedan.
4) Hur markerar jag mig som tillgänglig i EVObooker?
Du kan rapportera din tillgänglighet på 3 sätt:
1. Logga in på EVObooker och ange per bokning om du är tillgänglig eller inte. Detta kan du göra via menyn "Bookings" genom att göra valet under "Are you available?". För att vidarebefordra en bokning klickar du på detaljvy av en bokning (den gröna knappen med förstoringsglas) och klickar i bokningen.
2. Vi ber ofta om tillgänglighet via mejl. I ett mejl där du hittar knapparna "tillgänglig" och "inte tillgänglig" kan du klicka på dessa knappar för att ange om du är tillgänglig eller ej. Vi kommer att se detta och isåfall behöver du inte gå in på EVObooker.
3. Via telefon eller e-post. Att mejla oss och säga att du är tillgänglig fungerar också. Vi går då in i Evo booker och ändrar din tillgängligt.
5) Kan jag synkronisera EVObookers kalenderagenda med min egna kalender?
Självklart! Gå till menyn och sedan till Agenda:
- Klicka på "Add your own calender":
Klicka här för att synkronisera kalendern med din aktuella kalender. Olika typer av agendor är tillgängliga som exempelvis: Google, Apple, Android, Outlook och mer. Välj kalendern du använder och följ anvisningarna. Alla bokningar och alternativ visas i din kalender. På så sätt kan du enkelt hålla dig uppdaterad.
6) Hur ändrar jag mitt lösenord?
- Logga in via knappen "Mina bokningar" via ditt mail eller via https://evobooker.com/dashboard med din e-mailadress och ditt lösenord.
- Tryck först på ditt namn i högra hörnet och välj "account".
- Vid 'CHANGE YOUR PASSWORD' anger du ett lösenord som du vill ha i 'New password'.
- Tryck på den blå knappen längst ner på 'Submit'.
7) Jag har glömt mitt lösenord, hur återställer jag lösenordet?
- Gå till evobooker.com/dashboard/
- Tryck på 'Forgot your Password?'
- Ange din e-postadress och tryck på Reset.
- Du kommer att få ett e-mail från EVObooker med ett nytt lösenord, som du kan logga in med omedelbart.
- Om du vill kan du ändra ditt lösenord från vårt autogenererade. För mer information om hur du återställer ditt lösenord se punkt 6 i denna FAQ.
8) Omfattande information om bokningsmenyn:
Här är en lista där du kan se alla bokningar, alternativ och avbokningar. Som standard lämnar det alla alternativ, bokningar och avbokningar från idag. Du kan filtrera själv vad du vill se.
- Bokningsstatus: Vi arbetar med följande status för våra bokningar:
* Option: Detta är en bokningsförfrågan. Detta är en kundförfrågan som fortfarande är öppen, den har alltså inte ännu bekräftats av kunden.
* Booking: Detta är en bekräftad förfrågan. Kunden har angett att han eller hon är intresserad och vill boka detta.
* Cancelled: Detta är en avbeställd förfrågan. Kunden är inte intresserad längre och vi kommer därför inte att fortsätta.
- Finansstatus: Här kan du se statusen på din faktura. Innan vi kan betala ut en faktura till dig måste du skicka ditt ID och ett tecknat samarbetsavtal. Du kan ladda upp det här via ditt konto i EVObooker. Om vi fortfarande behöver vissa dokument ser du detta här i EVObooker. Var snäll och gör detta så snart som möjligt så att vi kan betala dina fakturor.
Andra viktiga statusar:
* No action needed (yet): Ingen faktura krävs (ännu), det här är ofta fallet med en bokning som fortfarande står som bokningsförfrågan. Du behöver inte göra något i detta stadium.
* Waiting for invoice: Vi har ännu inte mottagit din faktura från denna bokning. Skicka fakturan till finance@evenses.com så att vi kan bearbeta fakturan.
* All docs received, not paid yet: Vi har fått alla nödvändiga dokument. Som standard betalar vi alltid fakturan inom 30 dagar efter bokningen.
* Completed and paid: Vi har fått alla nödvändiga dokument från dig och bokningen har betalats till dig eller planeras att överföras inom 30 dagar.
- Agent: Här kan du filtrera utifrån den kontaktpersonen på Evenses som hanterat din bokning.
- From / To: Här kan du välja ett startdatum och ett slutdatum från vilket du vill visa bokningarna.
- Clear filters: Rensa alla filter.
- Select fields to show: Här kan du välja vilka fält du vill visa i vyn. De flesta av dem har redan diskuterats ovan. Resten beskrivs nedan:
- ID: Detta är bokningsnumret. Detta är ett unikt nummer som gör det möjligt för bokaren och kunden att se vilket alternativ / bokning detta är. Det är därför användbart att nämna detta nummer om du vill diskutera en viss bokning.
- Are you available?: Detta är statusen för din tillgänglighet. Vi har följande status:
* Unknown: Din tillgänglighet är fortfarande okänd för oss.
* Available: Du är tillgänglig
* Unavailable: Du är inte tillgänglig.
Så snart du ändrar statusen för din tillgänglighet, får vi på Evenses en notifikation om detta via e-post. Du behöver därför inte meddela oss detta. Vi kan också ha frågat dig via e-post om du är tillgänglig eller inte. Om du trycker på tillgänglig eller otillgänglig i ditt mail kommer det också att behandlas omedelbart. Dessutom kan bokaren även ändra din tillgänglighet, till exempel via telefon.
När en bokning är slutlig och du faktiskt är planerad, kan du inte längre ändra statusen.
- Product: Den produkt eller tjänst som kunden har bokat av dig.
- Date: Bokningsens datum.
- Time: Bokningens start- och sluttid.
- Price: totalpriset som Evenses kommer att betala ut till dig efter denna bokning.
- Contact: Kontaktpersonen hos oss på Evenses (samma som "agent" i filtret).
- Location: Bokningsplatsen.
- 'Grön knapp med förstoringsglas': Klicka här för att visa mer information om bokningen.
9) Omfattande information om menyn "Agenda":
- Add an agenda item: Klicka på den här knappen för att lägga till ett block i kalendern själv. Du kan göra detta om du inte är tillgänglig under en viss period, till exempel på semester eller annat arbete. Ange start- och slutdatum och tid. Du kan eventuellt lägga till en förklaring (till exempel "semester"), men det är inte nödvändigt. Bokaren ser i kalendern om du är blockerad och han / hon kommer inte att planera dig för några bokningar där du anget att du är otillgänglig.
- Add your own calendar: Klicka här för att synkronisera kalendern med din aktuella kalender. Välj kalendern du använder och följ anvisningarna. Alla bokningar och alternativ visas i din kalender. På så sätt kan du enkelt hålla dig uppdaterad.
- Kalendervyn: Detta är en agenda där du kan se de bokningar och alternativ som är dina. Du ser också dina eventuella blockeringar. Du kan visa den per månad, vecka eller dag. Klicka på en förfrågan för att se mer information och se själva bokningen.
- Visa bokningsvy: I den här vyn ser du alla detaljer vi har om en bokningsförfrågan eller bokning. Överst ser du det (unika) bokningsnumret. Ange detta när du ringer eller mailar oss för några frågor.
Om du klickar upp din bokning ser du att bokningen är uppdelad i följande 5 avsnitt:
- Kontakt: Här ser du kontaktuppgifter till din kontaktperson på Evenses för din bokning. Du hittar namnet på företaget, telefonnummer (er) och e-postadress här.
- Produkter: Här ser du de tjänster / produkter som du är bokad för. Den består av följande avsnitt:
- Data: Detta är startdatumet.
- Tid: Bokningstiden.
- Klar att starta: Tid när allt ska vara startklart.
- Ingår: Detta är vad du behöver ta med till kunden och vad du måste leverera. Du måste följa detta då det har kommunicerats ut till kunden.
- Om 'Namn på din handling': Detta är promotexten på din produkt som kunden också ser.
- Se webbplatsen: Om du har en profil på våran webbplats är det synligt härifrån.
- Referenser: Här hittar du några referenser som kunden också ser. Vi försöker använda så många riktiga referenser som möjligt, men ibland nämns några allmänna referenser.
- Tid på plats: Tiden då kunden förväntar sig att du är på plats.
- Tid redo att börja: När kunden förväntar sig att du är klar och redo att börja spela.
- Pris: Detta är inköpspriset exklusive moms. Du kan därför fakturera oss detta belopp efter utförd spelning. Om ditt köp består av flera element, är alla listade här. Observera: det är inte tillåtet att fakturera mer än detta belopp utan vårat uttryckliga tillstånd.
- Customer
Här hittar du kundens namn och kontaktuppgifter. Vi rekommenderar alltid att du ringer kunden minst en vecka före din bokning. Detta för att lära känna kunden, kort diskutera bokningen och diskutera eventuella önskemål och detaljer.
- Location
Detta är adressen där du ska utföra uppträdandet.
- Details
Detta är ytterligare information som ofta är tillgänglig vid bokningen. Detta fylls i direkt av kunden. Läs detta noggrant, för det här är viktig information. De flesta fält talar för sig själva, några förklaras nedan:
- Antal gäster: Antalet gäster som är närvarande vid evenemanget. Om du tar ljud och ljus teknik med dig är det viktigt att du anpassar tekniken efter hur många som kommer.
- Kontaktnamn / telefonnummer: Det här är kontaktpersonen för bokningen själv. Om du inte hittar platsen, ring detta numret i första hand.
- Lastning / lossning, bottenvåning / Fri parkering: Dessa fält ger extra information om den praktiska situationen på platsen. Om du måste lasta och / eller lossa en massa saker, kolla noga på detta fält.
10) Omfattande information om "Mitt konto" -menyn:
Du kan klicka på ditt namn längst upp till höger. Du kan här visa och hantera din personliga data.
- E-postadress: Ange den adress som du vill att kommunikationens ska ske till.
- Namn: Ditt namn.
- Avatar: Här kan du ladda upp ett foto som visas längst upp till vänster.
- Produkter: Här ser du de tjänster / produkter som du är länkad till. Vi kan boka dig för dessa tjänster. Beloppet är antalet gånger du kan leverera samtidigt.
- Pass / ID: Här kan du ladda upp ditt ID.
- Undertecknat kontrakt (VIKTIGT): Här hittar du det kontrakt du måste skriva om du utför tjänster åt Evenses. Du förklarar att du är personligen ansvarig för din egen avkastning, du är inte anställd av Evenses och du gör inget förvärv för dig själv.
11) Hur länge måste jag behålla en bokningsförfrågan?
Vi ber dig att bekräfta valet för följande period:
Bokning inom 14 dagar - 7 dagar fixalternativ
Bokning inom 15-30 dagar - 14 dagar fixalternativ
Bokning inom 1-3 månader - 1 månad fixalternativ
Bokning inom 4-12 månader - 2 månaders fixalternativ
Bokning utöver 12 månader - 3 månader låsalternativ
När perioden har löpt ut och du inte hört något från oss, kan du avbryta alternativet utan samråd. Vi försöker naturligtvis hålla dig informerad om alternativets status så mycket som möjligt. Om du får en ansökan under alternativtiden för samma tid, önskar vi att du informerar oss om detta. Vi kontrollerar då statusen för ansökan. Du kan alltid visa statusen för alla dina bokningar via 'Mina bokningar'.
12) En bokningsförfrågan / bokning / avbokning har försvunnit från min Agenda. Hur är det möjligt?
Det kan vara att vi så småningom planerar någon annan för en. Eller att bokningen är helt borttagen. Ansökan kommer då också att försvinna från din egen dagordning. Vid osäkerhet: ring alltid eller maila.
