Hur lyckas du med planeringen av din mottagning? Se våra 5 bästa tips här!

Receptie organiseren.jpg

Ska du organisera en mottagning på bröllopet, årsdagen eller företagseventet? Då vill du naturligtvis att mottagningen ska bli lyckad. Detta kan uppnås genom god förberedelse. När du väl valt ett datum börjar det riktiga arbetet dra igång. Frågan är bara hur du börjar. Vad bör du tänka på?  Vilka tips och trix finns? Hur skapar du en mottagning till som uppskattas av alla dina gäster? I detta blogginlägg hittar du svar på dessa frågor samt många andra tips.

Innan du börjar plannera mottagningen är det viktigt att bestämma två saker först: Bestäm budgeten och välja en lämplig plats.

Bestäm budgeten

Innan du börjar planera mottagningen är ett bra tips att bestämma budgeten. Genom att hålla din budget undviker du en ekonomisk besvikelse. Även med en mindre budget är det möjligt att organisera en elegant och framgångsrik mottagning. Kontakta våra evenemangsspecialister för att höra mer om vilka möjligheter det finns för just ditt unika evenemang med din unika budget.

Hitta en lämplig plats

Förutom att bestämma budgeten måste du hitta en lämplig plats. Platsen kommer ha stor inverkan på atmosfären under din mottagning. När du väljer en plats, ta hänsyn till detta: Möjlighet till parkering (finns det parkeringsplatser till alla), platsens kapacitet (hur många får vistas i lokalen) samt tillgängligheten till platsen (hur lätt är det att ta sig dit). Det kan även vara bra att fundera över om det finns tillräckligt med toaletter samt om platsen har audiovisuellt stöd. När du väl har hittat en plats kan du börja planera mottagningen.

Nedan hittar du 5 attraktiva tips som du kan använda dig av när du planerar din mottagning:

Tips 1. Skapa en attraktiv dekoration

Med rätt inredning ger du platsen en unik atmosfär som passar perfekt med din mottagning. Tänk noga på atmosfären du vill förmedla. Vill du skapa en romantisk atmosfär? Föredrar du en avslappnad atmosfär? Eller vill du dekorera platsen i ett visst tema, som 50-talstema, hippie-tema eller 90-talstema? Med hjälp av lämplig dekoration gör du din mottagning ännu mer minnesvärd. Dessutom kan dekorationen vara användbar för att visa dina gäster var de ska åka. Till exempel kan du hänga kransar eller placera dekorerade skyltar. Det spelar ingen roll vad du väljer; detaljerna gör skillnaden. Vi ger dig redan några idéer:

  • Belysningen är också en del av dekorationen. Se till att det är atmosfäriskt och undvik stark lysrörsbelysning.
  • Skapa ett antal mysiga sittplatser för dina gäster.
  • Täck väggarna med slående informationsbrädor, affischer eller dukar.
  • Blommor skapar alltid en mer tilltalande atmosfär.
  • Överraska dina gäster genom att hyra ett fotobås, något som gästerna kan roa sig själva med. Detta är ofta väldigt uppskattat.

Tips 2. En varm mottagning

Ett bra evenemang börjar med en lyckad mottagning. Under detta tillfälle skapar gästerna en uppfattning om hur dagen och kvällen kommer se ut. Det är därför viktigt att dina gäster får ett varmt välkomnande vid dörren. Med en eller flera värdinnor vid entrén kommer dina gäster att bli väl mottagna. En vänlig värd ger dina gäster en god känsla inför evenemanget. På detta sättet kan gästerna även informeras var garderoben är, i vilket rum mottagningen är och var de kan få drycker.

Tips 3. En oförglömlig souvenir

Naturligtvis vill du att din mottagning ska bli oförglömlig för dig och dina gäster. En gästbok är ett bra alternativ, men ännu trevligare är att hyra en videogästbok.  Varje gäst från då möjligheten att göra en personlig, kort och rolig video för att skicka en hälsning. Du kan fortfarande titta på filmen flera år senare. Eller vad sägs om att ge dina gäster en trevlig souvenir för att komma ihåg din fest? Detta kan göras med hjälp av en fotoautomat där varje gäst kan skriva ut en rolig bild och spara. Ett annat, mycket originellt alternativ är att hyra en fotograf. Som kan foto så du får perfekta souvenirer från din fest.

Tips 4. God mat

Dina gäster kommer förmodligen vilja ha något att äta och dricka under minglet. Hos Evenses kan du boka din catering till mottagningen. Eller, vad sägs om en glatt färgad cocktailbar eller en glassbar? Ta gärna kontakt med våra eventspecialister för att diskutera alternativen. Vi ser till att din mottagning ordnas utifrån dina önskemål.

Tips 5. Imponerande underhållning

Musik och underhållning spelar en viktig roll vid din mottagning. En fests framgång är väldigt beroende av underhållningen. Evenses arbetar med professionella band, DJs och sångare som alla kan erbjuda olika typer av föreställningar. Innan du väljer en artist eller ett band är det viktigt att fundera över vilken typ av musik du vill ha vid din mottagning. Föredrar du lugn bakgrundsmusik? Vill du ha festmusik? Eller vill du boka en musiker som tillhandahåller instrumental musik? Möjligheterna är många och allt är möjligt. Kika gärna igenom vårat utbud och boka ett band, sångare eller DJ som uppfyller dina behov.

Upplyst dansgolv

Om du vill skapa en ännu häftigare mottagning kan du hyra ett LED-upplyst dansgolv . Detta är det perfekta tillbehöret för att uppmuntra dina gäster att dansa. LED- upplyst dansgolv finns i olika modeller. Du kan till exempel välja mellan ett upplyst disco golv, ett upplyst dansgolv med mönster, ett upplyst dansgolv med pixlar och mycket mer. Det är även möjligt att själv välja ett mönster, till exempel dina namn eller företagets logotyp.

Vet du inte vart du ska få tid att organisera din mottagning?

Eller vet du inte hur man hanterar allt själv? Då finns vi redo för dig. På Evenses kan du boka ett paket, till exempel ett affärspaket eller ett bröllopspaket. Med detta kommer din mottagning eller fest att arrangeras av en erfaren evenemangshanterare. Vill du veta mer om de möjligheter som Evenses erbjuder dig? Kontakta oss gärna. Vi informerar dig gärna. Du kan kontakta oss per telefon eller via e-post. Eller fråga din chatrepresentant på vår hemsida.



Vad ingår i priset?

Allt som krävs för en lyckad föreställning ingår som strandstandard. Priset är alltså all-inclusive och det finns inga extra kostnader. Följande ingår:

  • Skärmad, professionell underhållning
  • Garanti för pengarna tillbaka
  • Resekostnader
  • MOMS
  • Ersättningsunderhållning vid sjukdom
  • Önskelista på nätet
  • Personlig evenemangsansvarig
  • Kundtjänst dygnet runt
  • Montering och demontering (vid behov)
  • Ljus- och ljudteknik (vid behov)
  • Annan nödvändig utrustning (vid behov)
Hur fastställs priset?

Priset beror främst på följande faktorer:

  • Föreställningens önskade varaktighet.
  • Restid och resekostnader
  • Eventuell belysning och/eller ljudteknik som krävs.
  • Eventuell väntetid och förberedelsetid
  • Gruppens storlek
  • Kännedom om rättsakten.

I slutändan är varje fest unik. Därför diskuterar vi gärna dina behov i förväg och kan göra ett lämpligt skräddarsytt förslag.

Hur garanteras underhållningens kvalitet?

Ett specialutbildat team gör förhandsgranskningar av vår underhållning. Här tittar vi på:

  • erfarenhet,
  • utbildning,
  • förhållandet mellan pris och kvalitet,
  • representativitet,
  • originalitet
  • pålitlighet när det gäller att hålla möten.

Vad vi annars gör:

  • Alla artister presenteras genom demos och liveframträdanden.
  • Personlig introduktion för att kunna uppträda på Evenses vägnar
  • Vår underhållning har också en onlineportal där de alltid kan se all information och alla krav för din bokning.
  • Vi ringer och sms:ar underhållningen före bokningen för en slutlig kontroll.
  • Vi arbetar endast med underhållning som vi själva står bakom och som uppfyller våra kvalitetskrav. I alla andra fall visas de inte på vår webbplats.
  • Eftersom vi har varit verksamma i nästan 15 år har vi ett bra långsiktigt samarbete med nästan alla våra underhållningsföretag.
Hur går en bokning till?

Vårt jobb är att avlasta dig helt och hållet så att du får en lyckad fest. Det är så här du får en lyckad fest:

  1. Titta på vår webbplats och välj den underhållning som du gillar. Svårt att välja? Kontakta vårt team så hjälper vi dig att hitta rätt alternativ.
  2. Du får ett kostnadsfritt förslag. Passar den inte riktigt till dina behov? Meddela oss så försöker vi justera det. Är förslaget till din smak? Därefter kan du ange att du vill boka.
  3. Du kan lämna dina önskemål och andra uppgifter online. Vi gör ett avtal och fakturerar. Detta kan betalas och undertecknas på nätet. Vi planerar all underhållning på rätt sätt. Vi kontaktar dig strax innan du bokar.
  4. Vi är redo. Vi kommer att göra det till ett lyckat tillfälle!
Hur kan jag avbryta?

Vill du avbryta oväntat? Kontakta oss, så försöker vi lösa det så bra som möjligt för både dig och den underhållning du har bokat. I samråd kommer vi oftast fram till den bästa lösningen.

Detta är vår standardregler för avbokning:
När du har bekräftat din bokning har du 14 dagars betänketid. Du kan då säga upp avtalet utan att ange någon anledning, utan kostnad. Detta gäller endast för bokningar som är längre än 45 dagar från bokningsdagen.

Om ångerfristen har löpt ut eller om bokningen görs inom 45 dagar tar vi ut en avbokningsavgift. Du kan teckna ett avbeställningsskydd vid bokningstillfället för 6,8 % av bokningsbeloppet.

Avboka utan avbeställningsskydd:
20 % upp till 90 dagar eller mer före bokning
40 % upp till 31 dagar före bokningen
60 % upp till 14 dagar före bokning
80 % upp till 7 dagar före bokning
100 % upp till 0 dagar före bokning

Avbokning med avbeställningsskydd:
upp till 90 dagar före bokning
20 % upp till 31 dagar före bokningen
30 % upp till 14 dagar före bokningen
40 % upp till 7 dagar före bokningen
50 % upp till 0 dagar före bokningen
+
Vid flexibel avbokning kan kunden, om leverantören godkänner det, flytta bokningsdatumet en gång utan kostnad.

För välkända artister följer vi de avbeställningsvillkor som gäller för detta parti.

Hur sker betalningen?

Du kan göra din betalning via vår säkra online-miljö. Vi använder betalningsleverantören Mollie för detta. Du kan välja mellan alla vanliga betalningsmetoder.

  • Perfekt
  • Banköverföring
  • Kreditkort
  • PayPal
  • Apple Pay
  • Sofort Banking
  • Bankkontakt
  • KBC/CBC-betalningsknapp
  • Belfius betalningsknapp

Du kan välja följande betalningsvillkor:

  • 100 % deposition i förväg
  • 50 % när bokningen görs, resterande 50 % 14 dagar före bokningen.
    Endast för företag:
  • Betala 30 dagar efter bokning (2,9 % tilläggsavgift)
  • Betala 60 dagar efter bokning (6,8 % tilläggsavgift)
Vad händer om min fest inte kan genomföras på grund av Corona?

Vill du boka underhållning, men är osäker på om ditt festdatum kan genomföras? Hos oss kan du flytta din bokning kostnadsfritt när som helst om din fest inte kan genomföras på grund av statliga åtgärder. Vi erbjuder denna garanti helt gratis!

Vad händer om underhållningen inte kan uppträda i sista minuten?

Vi har alltid ett reservalternativ tillgängligt. Vårt team är tillgängligt 24 timmar om dygnet. Om underhållningen du har bokat inte kan genomföras på grund av force majeure kommer vi att göra allt vi kan för att få den att bli av. Eftersom vi har ett så stort nätverk lyckas vi alltid.

Garanterad kvalité
Personlig service
Spelgaranti
Erfarenhet från 10.000+ fester
Vill du att ditt parti ska lyckas?

Oavsett ditt evenemang eller din fest är vi här för att göra din speciella dag till en minnesvärd dag.

Advice
Råd eller hjälp behövs?

7 dagar i veckan är vi redo att hjälpa dig via