Att ha ett evenemang är oftast roligt, spännande och positivt. Kanske planerar du ett bröllop, en födelsedagsfest eller företagsfest? Tyvärr kan det som ska vara något glatt lätt bli negativt ifall man missar att beakta vissa misstag som lätt går att undvika. Nedan berättar vi mer om vilka misstag man kan glömma att tänka på när man planerar fest.
Budget
Misstaget: Att inte sätta en tydlig budget och ha en uppfattning om vilka kostnader som kommer komma kan leda till en stor och onödig stress inför ditt evenemang.
Lösningen: Skapa en tydlig budget som inkluderar alla de kostnader som ni kan tänkas ha. Exempel på kostnader man inte alltid tänker på kan vara fotograf, DJ, musik till kyrkan och cocktailbar. Det kan också vara värt att ha en extra buffert för oväntade kostnader under vägens gång. Kom också ihåg att uppdatera budgeten när det sker ändringar!
Antal gäster
Misstaget: Det kan vara svårt att uppfatta hur många som kommer att komma på ett event. Att ha för få gäster för lokalen kan få eventet att upplevas som tomt och tråkigt, medan för många gäster kan få upplevelsen att bli trångt och jobbigt. Till planeringen för akter är det också viktigt att optimera utrymmet för att få bästa upplevelsen för dina gäster.
Lösningen: Skicka ut inbjudningar och be gästerna att svara innan ett visst datum. Om detta inte är möjligt, försök skriva en lista med vilka som realistiskt sett skulle komma på eventet och utgå från den summan när du väljer exempelvis vilket coverband du anlitar.
Logistik
Misstaget: Att inte ha en tydlig plan för hur logistiska saker ska ske under dagen kan leda till att det i stället blir ett kaos som du behöver hantera i sista sekunden. Inom logistik kan det handla om att dekorera lokaler, hur parkering ska fungera eller var din underhållning ska få plats.
Lösningen: Skapa en detaljerad tidslinje över dagen och se också till att det finns andra som hjälper till med att vara ansvariga över det som behövs, så inte allt landar på samma person. När du bokar underhållning genom Evenses så ser vi till att allt är uppriggat tills dina gäster anländer och att artisten kommer när det passar er.
Teknik
Misstaget: Under ett event kan det finnas mer tekniska delar än vad man tror. Allt från att tal i mikrofoner ska höras till att ljuset ska vara snyggt i lokalen.
Lösningen: Be om att få tillgång till lokalen tidigare så att du kan göra en genomgång av de sladdar, uttag och elskåp som finns. Se till att det finns reserver av det som kan gå sönder eller glappa och ha en plan för vad som ska göras om olyckan är framme. Om du bokat en akt genom oss har de flesta med sig egen både ljud- och ljusutrustning och ansvarar för att den fungerar som den ska, vilket avlastar dig helt och hållet från teknisk oro.
Reservplan
Misstaget: Under sommarmånaderna sker många evenemang, men det är också månader där vädret är oförutsägbart. Det är inte bara vädret som kan ändra planerna snabbt, utan också sjukdomar och olycksfall. Utan en reservplan kan detta göra att eventet behöver ställas in helt.
Lösningen: Förvänta er det oväntade och gör upp en reservplan för tänkbara problem. Exempel på det kan vara att ha inomhusalternativ eller partytält vid dåligt väder, ersättare för talare och varmare kläder om vinden ligger på.
Genom att vara ute i god tid och medveten om de fallgropar som ni kan stöta på när ni planerar erat evenemang så kan ni undvika flertalet misstag som kan förstöra er dag. Noggrann planering, budgetering och förberedelser är nyckeln till ett lyckat event.
Stort lycka till med er planering, och kontakta oss så ser vi till att ni undviker alla misstag man kan stöta på!
